 
A transmissão e entrega de documentos digitais perante a Secretaria da Receita Federal – RFB é regulada pela Instrução Normativa IN 1.412/2013 e foi objeto de alterações pela IN 1.608/2016, a qual promoveu profundas alterações na sistemática. Referido ato normativo estabelece conceitos, requisitos, especificações, a forma como serão praticados os atos processuais em via digital e é complementada pelo ADE COAEF nº 03/2014 que informa para serviços serão aplicadas a IN 1.412/2013.
 
Uma importante novidade trazida pela IN 1.608/2016 é a obrigatoriedade para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado, da utilização de protocolos em formato digital, por meio do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS). Para as demais pessoas, ainda será permitida a entrega mediante atendimento presencial nas unidades de atendimento da RFB.
 
A prática dos atos deverá ser feita, via internet, mediante a utilização de certificado digital do representante legal da empresa junto ao sistema da Receita Federal (e-CAC), ou ainda, por procurador devidamente habilitado no referido ambiente virtual do e-CAC.
 
É de suma relevância destacar que a procuração eletrônica conferida com fins específicos marcados com a opção “processos digitais”, não está condicionada à opção pelo contribuinte do Domicílio Tributário Eletrônico – DTE, e não autoriza o outorgado a ter acesso aos demais serviços no ambiente virtual do e-CAC e, por consequência, obriga aos contribuintes a acompanharem e informarem aos seus procuradores de eventuais andamentos e decisões proferidas nos processos administrativos enviadas via posta ou via “Caixa postal do contribuinte” no e-CAC.
 
Na outorga da procuração eletrônica, o contribuinte deverá especificar quais os atos poderão ser praticados pelo procurador, podendo inclusive limitá-los apenas para atuação nos processos digitais e para processos determinados. É importante destacar que a outorga da procuração eletrônica não dispensa a apresentação dos documentos digitalizados que permitam a identificação e qualificação dos outorgantes e outorgados (art. 5º, § 1º, III).
 
Os requerimentos e petições deverão ser assinados eletronicamente com o emprego de assinatura digital válida (vinculada a certificado emitido no âmbito da ICP-Brasil) com a utilização de programa assinador disponível no site da RFB, pelo responsável legal ou seu procurador constituído mediante “Procuração para o Portal e-CAC”, com a opção “processos digitais”.
 
Os documentos digitais deverão ser anexados em arquivos distintos, observadas as disposições de nomenclatura, tamanho do arquivo, tipos de extensões, configurações de páginas, resolução, forma e cor de digitalização, forma de fragmentação caso o tamanho do arquivo seja superior ao limite, tais especificações estão dispostas no Anexo I da IN 1412/2013.
 
Excepcionalmente, a RFB admitirá protocolos presenciais nas unidades de atendimento, desde que haja indisponibilidade do sistema em virtude de falha devidamente demonstrada pelo contribuinte, que impeça a transmissão dos documentos digitais. Os documentos deverão ser acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (Read), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), todos em formato digital a serem entregues por meio de dispositivos móveis de armazenamento (pen drive, CD e DVD), gerados na forma prevista na IN 1.412/2013. 
 
Por fim, cumpre acrescentar que o interessado é responsável pela geração e conteúdo do documento digital que deve corresponder com os originais e os mesmos deverão ser mantidos à disposição da RFB observando-se os prazos decadenciais e prescricionais ou até a solução definitiva do processo.
 
Os advogados e integrantes da Jorge Gomes Advogados estão à disposição para eventuais esclarecimentos que se fizerem necessários.
 
JOSÉ MAURO DE OLIVEIRA JUNIOR, é Advogado, sócio da Jorge Gomes Advogados, especialista em Direito Empresarial com ênfase em Tributário pela PUC/PR e especialista em Direito Tributário pelo Instituto Brasileiro de Estudos Tributários IBET/SP, membro da Comissão do Contencioso Administrativo Tributário da 29ª Subseção da Ordem dos Advogados do Brasil de Presidente Prudente/SP.
